Asiakastapaus
Hallinnollisen hallintasovelluksen konfigurointi, joka on yhdistetty verkkosivustoon.
Angevinen Vapaa-ajan Yliopisto (UATL), kulttuuriyhdistys tiedonvaihtoon ja aikuiskoulutuslaitos, päätti luottaa OJC Softwaren tiimien asiantuntemukseen modernisoidakseen digitaaliset ratkaisunsa.
Ottaen huomioon olemassa olevien järjestelmien hyvin rajalliset ominaisuudet, UATL:ssä perustettiin IT-komitea tunnistamaan tarpeet ja etsimään kumppania, joka tarjoaa soveltuvan IT-työkalun integrointia.
Julkisen sivuston yhdistäminen hallintasovellukseen
Helpottaa jäsenyyksien, pyyntöjen ja maksujen käsittelyä
Tarjota tila vuorovaikutukselle ohjaajien ja osallistujien välillä
Olla hallintapaneeli toiminnoista ja jäsenistä
UATL-projektin oli noudatettava erittäin tarkkaa aikataulua, jonka määrittelivät kaksi merkittävää määräaikaa: ilmoittautumisten avaus ja lukuvuoden aloitus. Tämän vaatimuksen täyttämiseksi OJC Software jakoi projektin kahteen keskeiseen vaiheeseen.
Ensimmäisessä vaiheessa OJC toteutti verkkorekisteröitymisen verkkosivustolta sekä samanaikaisesti vastaavat hallintanäytöt (toimintojen määrittely ja suunnittelu, jäsenyyksien ja maksujen seuranta). OJC suoritti myös toimintatietojen siirron viimeisen 10 vuoden ajalta. Tämä mahdollisti sen, että UATL pystyi valmistautumaan uuteen jäsenkauteen ajoissa ja jatkamaan saumattomasti aiempien vuosien tapaan, hyödyntäen uusia työkaluja, jotka helpottavat tätä toimintaa.
Toisen vaiheen tarkoituksena oli viimeistellä ilmoittautumiset ja valmistautua lukuvuoden alkuun.
Intranetin puolella otettiin käyttöön toiveiden kvalifiointijärjestelmä tuleville jäsenille, mikä mahdollisti automaattisen tai manuaalisen paikkojen jaon. Julkisella sivustolla lisättiin jäsenalue, jossa esitettiin lopulliset paikkajaot ja tarjottiin mahdollisuus viestien ja asiakirjojen vaihtoon.
Lopuksi koontinäytöt asetettiin UATL:n ylläpitäjien käyttöön, jotta he voivat varmistaa koko järjestelmän moitteettoman toiminnan ennen lukuvuoden alkua.
Tuottavuuden optimointi ja työajan organisointi
Jäsenyyksien ja suoritettujen maksujen parempi seuranta
Tietojen luotettavuus ja saavutettavuus (integroidut haku- ja poimintatyökalut)